【営業必見!】次へつながる精度の高い業務報告書の作成方法

営業マンにとって、業務報告書は自分の活動経過や活動結果を報告するものですが、作り方によっては自身の評価を上げることにつながる可能性を持つものとなります。
では、精度の高い業務報告書とは、具体的にどのような内容のものなのか、その作成方法をご紹介します。

【営業:業務報告書作成①】良い業務報告書とは


業務報告書で最も重要なことは、”報告相手が求めている内容になっているかどうか”です。
したがって良い業務報告書とは【業務内容とその結果、課題、今後の展望について】を一読して理解できる内容のものです。

簡潔明瞭な内容

必要事項が簡潔にまとめられており、報告内容に誤りや不備、漏れがないことは、良い業務報告書の大前提です。

営業活動前と後の比較

営業活動や施策を行い、それによってどのような成果を上げることができたのか、実施前と後での比較を記載します。プラスの成果が出ていないようであれば、その活動や施策を見直す必要があり、自身の営業活動の内容について正しく判断できているのかどうかがわかります。

定量目標と定性目標

定量目標とは、数値で表す目標のことです。
一方定性目標とは、数値以外の目標のことです。例えば、「顧客満足度を高める」など数値で表せないもの該当します。定性目標の達成が結果として定量目標の達成につながるため、いずれの目標についても業務報告書に記載されていることが望ましくなります。

現状の課題の明確化

業務内容を振り返って、目標が達成されていない場合には何が問題なのかを。
目標を達成している場合にも、より高い目標へ到達するためには、現状どのような課題があるのかが明確になっていることが、次につながる重要なポイントとなり
ます。

【営業:業務報告書作成②】作成前準備

記載事項を決定する

業務報告書は、読む相手に営業活動の経過や結果を報告するものです。
しかし、作文のように時系列に起きたことすべてを記載するものではありません。報告相手が必要としている内容に要点を絞って簡潔に記載しましょう。
そのため、業務報告書の作成前にどのような項目を記載するのか、内容を整理する必要があります。

記載事項の例

会社によって業務報告書の記載内容や報告目的が多少変わってきますが、たいていの場合は以下の項目が必須となります。
・対象の顧客名、担当部署
└報告対象となる顧客名や担当部署、担当者など。
・営業内容
└具体的にどのような案件があり、どのような営業活動を行ったのかについて。
・営業内容の結果
└結果としてどのような成果を上げることができたのか。数字で表せるものは数字で記載。
・目標達成度
└目標に対してどの程度の達成を成し得たか。
・課題
└営業活動において見えてきた今後の課題について。
・今後の展望
└今後についてどのような見込みを持っているのか。
また、今後の活動についての具体的な施策等、自身の考えについて。

【営業:業務報告書作成③】構成


業務報告書は、どのような構成にするかにより、完成後のクオリティに大きな違いが出てきます。
より簡潔に成果を伝えるためには、論文の作成時と同様に、表題、要旨、詳細な活動内容と成果、といった末広がりの構成にします。
表題と要旨において、報告書の内容がほぼ理解できるようなものとし、成果においては具体的な数値も盛り込みます。詳細部分については、表やグラフなども用いて視覚的に訴えることもよりわかりやすい報告書となります。

【営業:業務報告書作成④】問題・原因の洗い出しと確認


営業活動の内容や結果に対し、問題点や課題がある場合には、考え得る原因をすべて洗い出し、改善につなげることが重要です。
・アプローチ時期や確認時期などのタイミングに問題はなかったか
・商談のキーパーソンとなる人物を把握していたか
・顧客ニーズを正確に把握していたか
・受注時や発注時の確認を怠らなかったか
何時、誰と、どのような内容の商談を行い、どのような手順をもって業務を行ったのかなど、一つ一つを掘り下げて問題点を明確にしていきます。

【営業:業務報告書作成⑤】課題と今後の対策と展望

原因の追究が答えを導く

問題の原因を詳細に突き止めていけば、欠けていたものや足りなかったことが自ずと見えてきます。
タイミングが問題だったとすれば、スピード感をもって業務にあたること、時間がかかる場合にはその理由と今後のスケジュールを細かく顧客へ報告するなどの対策が考えられます。

今後の展望が将来への期待を高める

業務報告書において、自身の課題を明確に捉え、どのようにその課題を解決していくのかがはっきりと記されている場合、読む側は今後への期待感を強めることになります。
業務報告書は上司や部署への活動の報告を行う書類だけではありません。精度の高い業務報告書は、営業成績の数字だけでは伝わらない、数字の背景にある工夫や努力、今後の展望を示すことのできる雄弁な書類となります。

まとめ


業務報告書を報告するための書類として捉えるのではなく、自身の活動内容や業務の進捗を確認し、問題点と改善策を見つめなおす良い機会だと考えることが良い業務報告書を作成する第一歩となります。
上司への報告だけだと考えると面倒に感じる書類の作成も、自分の営業成績の向上に関わる重要な作業だと認識できれば、自分自身の成長のために能動的に取り組むことができるようになるでしょう。

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