いまさら聞けない!ビジネスメールの基本マナーとイレギュラーメール

営業である以上、お客様はもちろん社内の同僚や別部署に対し、メールで連絡を入れる機会は多いでしょう。しかし、プライベートのメールとビジネスメールは形式に違いがあるため、注意が必要です。今回はビジネスメールのマナーについてご紹介します。

ビジネスメールの基本が知りたい!

ビジネスメールはお客様に対しても、社内の人に対しても使用頻度の多い連絡ツールです。特に、外回りの多い営業職は電話よりもメールで連絡を取ることが多いという人が大半ではないでしょうか。

例えば、一度対面で挨拶しても、常に時間をもらうことができずにメールでコミュニケーションを取るなど、ビジネスメールを送る相手は必ずしも常に対面できるお客様とは限りません。そのため、正しいマナーを押さえておかなければ悪気はなくてもいつの間にか自分の印象を悪くしてしまう可能性があります。

「でも、いまさら自分のメールに問題があるかなんて周りに確認することはできない…」。そう思っているあなたのために、まずはビジネスメールの基本構成についておさらいしていきましょう。

ビジネスメールはあて名、あいさつ文、要件、結びの一文、署名により構成されます。

1.あて名

ビジネスメールで初めに書くのはあて名です。お客様の会社名、役職、名前の順で入力しましょう。名前の後に「様」を入力するのも忘れないでください。

【例】

株式会社○○○○○○
開発部 部長
田中 太郎 様

2.あいさつ文

あて名の後はあいさつ文を書きます。基本は「お世話になっております。」と記載しますが、久しぶりに連絡する場合は「ご無沙汰しております。」など、シーンにあったあいさつを心がけましょう。あいさつ文の直後には、自分の社名と名前を入力します。

【例】

お世話になっております。
株式会社△△の山田でございます。

3.要件

続いて連絡を入れた本題に入ります。できるだけ端的に要件をまとめるように心がけましょう。

4.結びの一文

要件の入力が終わったら、結びの一文が必要です。あいさつ文同様、定型文が決まっていますが、言い回しをいくくつか用意しておくと良いでしょう。

【例】

・引き続きよろしくお願いいたします。
・今後ともどうぞよろしくお願いいたします。
・お手数おかけします。
・何卒、よろしくお願いいたします。

5.署名

すべての内容を記載したら、最後に自分の情報を入力します。名前、電話番号、メールアドレスを入力しましょう。

【例】

ーーーーーーーーーー
株式会社△△
山田 武志
090-●●●●-●●●●
yamada@123corp.com
ーーーーーーーーーー

基本構成を押さえたら、他にもいくつかのチェックポイントがあるのでチェックしていきましょう。

まずは件名です。件名はできるだけ明確にするよう意識しましょう。ポイントは件名を読んだだけで本文の内容が分かるようになっているかどうかです。例えば、「【御礼】名刺交換させていただきました○○です」のように、端的に伝えることが大切です。

ビジネスメールはセールスメールを含め、日々何十通、多い場合は何百通と届きます。緊急性のあるものであれば、先頭に【緊急】と付けるなど目立つ工夫をすると良いでしょう。

 

 

社内メールはどう書くべき?

お客様に対して送るビジネスメールと社内の同僚や別部署に送るときのメールは注意すべききポイントが少々異なります。社内メールで注意したいポイントは以下の通りです。

1.肩書・敬称は最小限にとどめる

お客様に対し送るビジネスメールでは、相手の肩書や敬称が必要です。しかし、社内の人に贈る場合は、肩書や敬称は最小限にとどめます。場合によっては「様」ではなく「さん」を使用したり、あて名自体必要ないというケースもあります。企業の文化により異なるので、周りがどのような対応をとっているのか確認すると良いでしょう。

2.本文は簡潔に書き、長文は避ける

本文はできるだけ簡潔にまとめるよう意識しましょう。読むのに時間がかかってしまうと、相手の業務時間を必要以上に奪ってしまいます。会って直接話したほうが伝わりそうな内容をわざわざメールで送る必要がありません。その場合はミーティングの時間が欲しいという内容でメールを送るようにしましょう。

3.本文はです・ます調で

社内メールとはいえ、本文の文体はです・ます調にするべきです。顔見知りで、普段はフランクに話している間柄だったとしても、ビジネスメールであることに変わりはありません。

4.丁寧過ぎない程度に敬語を使う

社内メールは基本的に敬語を使用しますが、あまり丁寧過ぎるとかえって不自然になります。

 

 

ビジネスメールの例文をチェック!

ビジネスメールの基本が分かったところで、続いて実際に使われるビジネスメールの例文を確認しましょう。

1.お礼をする場合

お礼のビジネスメールでは、相手が忙しい中対応してくれたことに対し、感謝の意を伝えます。また、今後の意気込みについて伝えると良いでしょう。

件名:【御礼】本日はありがとうございました。
本文:
株式会社○○○○○○
開発部 部長
田中 太郎 様

お世話になっております。
株式会社△△の山田でございます。

このたびはお忙しい中、貴重なお時間をいただきありがとうございました。
貴社とのお取引開始を喜ばしく思っております。

今後、改めて御社のご要望に十分こたえていく所存ですので、
何卒、よろしくお願いいたします。

また、ご不明点ございましたらいつでもご連絡ください。
引き続きどうぞよろしくお願いいたします。

ーーーーーーーーーー
株式会社△△
山田 武志
090-●●●●-●●●●
yamada@123corp.com
ーーーーーーーーーー

社内の人に向けて送る場合は、相手との間柄を考え、多少敬語の頻度を調整します。

件名:御礼
本文:
佐藤様

先日は▲▲社のプレゼン資料作成いただきありがとうございました。

ご協力いただいたおかげで無事契約を取ることができました。
まずはお礼まで。
引き続きよろしくお願いいたします。

営業部
山田

2.長期休みの連絡をする場合

企業によっては、GWや夏季休暇、年末年始休暇など長期休みを取得できる場合があります。得意先に対しては、事前に長期休みで対応できない期間があることを知らせることで、トラブルを未然に防いだり、クレームを避けることができます。

件名:【長期休暇のご案内】
本文:
株式会社○○○○○○
営業部 課長
丸井 聡 様

お世話になっております。
株式会社△△の山田でございます。

本日は、私事で恐縮ですが、
長期休暇のお知らせでご連絡いたしました。

誠に勝手ながら○月○日~○月○日の間、当社では長期休暇をいただきます。
お急ぎの用件などございましたら、○月○日までに
ご依頼いただけますと幸いです。

なお、休暇明けの出社は○月○日からとなります。
不在中、ご不便をかけますが、
ご理解、ご協力の程、よろしくお願い申し上げます。

引き続きどうぞよろしくお願いいたします。

ーーーーーーーーーー
株式会社△△
山田 武志
090-●●●●-●●●●
yamada@123corp.com
ーーーーーーーーーー

 

 

クレーム時は特に注意が必要!

ビジネスメールの中でも特に注意を払う必要があるのが、クレームに対するメールについてです。こちらに非がある場合はもちろん謝罪することが大切ですが、非がない場合でも安易に謝罪してしまうと、「謝罪したということは非があると認めている」と判断されるケースもあるでしょう。問題が長期化することもあるため注意が必要です。

必要に応じて、メールだけではなく電話でもフォローを入れるなど、+αの対策を考える必要があります。ここでは一般的な謝罪をするビジネスメールについてチェックしていきましょう。

件名:▲▲の件について
本文:
株式会社○○○○○○
営業部 課長
丸井 聡 様

お世話になっております。
株式会社△△の山田でございます。

△月△日付けでご送付いたしました○○のファイルに関しまして
一部表記に誤りがございました。
大変申し訳ございません。
つきましては、修正したファイルを再送いたします。
ご査収のほどお願い申し上げます。

また、お手数ですが、先日お送りした書類は
破棄していただきますようご対応願います。

今後はこのようなミスがないよう、
細心の注意を払って業務に当たっていく所存です。

どうか今後とも変わらぬ ご指導のほどよろしくお願い申し上げます。

ーーーーーーーーーー
株式会社△△
山田 武志
090-●●●●-●●●●
yamada@123corp.com
ーーーーーーーーーー

 

 

まとめ

ビジネスメールは営業の基本といっても過言ではありません。ビジネスメールは一般的なメールや手紙とは造りが違うので、基本をしっかり押さえておきましょう。また、イレギュラー時は特に文面に配慮して対応するなど特別な対応が必要です。状況に応じて正しい文面のメールを送れるよう、日ごろからしっかりポイントを押さえておいてくださいね。

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