【営業支援も】事務作業、タスクを効率化して時短!営業の業務効率化につながる5つの方法!

営業の仕事は、受注をとってくるだけではありません。営業活動に付随した、やるべき事務作業が多くあります。しかし、この事務作業に時間を取られてしまうと、肝心の営業活動に充てる時間が無くなるという事態が発生してしまいます。
事務作業やタスク処理の効率化は、営業活動を充実させるために、営業にとって最重要課題と言っても過言ではありません。
そこで今回は、営業の業務を効率化するためのコツを紹介いたします。

営業の業務効率化①:事務作業


報告書の作成、進捗管理データの入力、経費精算など、煩雑な事務作業が多くあります。
これらの事務作業を効率化し、業務効率をアップさせるためには、まず現在の作業を見直す必要があります。
まず、現状の事務作業をリストアップしてみましょう。
そして、その作業全てが本当に必要なものなのかを検証し、無駄だと思われる作業は中止します。
また、似たような作業内容のものを重複して作成している場合は、一つのデータやファイルにまとめてグルーピングしましょう。
データを一つにまとめられない場合でも、参照元が同じものは、それぞれを別の時間に行うのではなく、まとめて同じ時間に作業した方が効率化されます。

また、日々増えていく名刺も、名刺管理アプリを使えば、必要な連絡先をすぐに見つけ出すことができ、時間の短縮にもつながります。
名刺フォルダを持ち歩かなくても、外出先でデータにアクセスできるため、必要な情報をその場で活用することができるようになります。

営業の業務効率化②:パソコン作業


事務作業の効率化を見直した後は、その事務作業を行うパソコン操作の効率化を考えましょう。
文章を作成している最中や、データ入力時に、キーボードから度々手を離してマウスを操作すると、一旦そこで作業がストップしてしまい、時間のロスになります。
キーボードでもマウスと同様の操作を行えるキーがあります。
この便利なショートカットキーを覚えると、作業時間がぐっと縮んで効率的になります。
覚えておくと役に立つショートカットキーをご紹介します。

Ctrl+C コピー Crtl+S 保存
Ctrl+V ペースト Ctrl+P 印刷
Ctrl+X コピー後、切り取り Ctrl+N 新規作成

 

またどんどん増えるファイルも、分かりやすく管理しないと、どこに必要なファイルがあるのかを探すのに時間がかかってしまいます。

ファイルは、種類ごとにフォルダに分け、ファイル名には日付や連番を入れるなど、一目で何のファイルなのかが分かるようにしておくことが大切です。
また、不必要なファイルは適宜削除していくのが無駄にファイルを増やさないコツです。

営業の業務効率化③:タスク・スケジュール管理


やらなければならないタスクの管理と、自身のスケジュールの管理をしっかりできないと、締め切りまでにタスクが終わらなかったり、ギリギリになって時間が足りず、残業をしてしまったりすることになってしまいます。
そうならないためにも、まずは、TODOリストを作成し、タスクに優先順位をつけて管理することが重要です。
紙にタスクと期限を書きだしてデスクの見える場所に掲示し、タスクを達成したものから線を引いて消す方法を取っている人もいます。

また、Googleカレンダーなどを利用してTODOリストをパソコン上で管理する方法のほか、スマホで管理できるTODOリストアプリを活用する方法もあります。
自分が管理しやすい方法でTODOリストを作成し、一つのタスクを完了させるためにどのくらいの時間がかかるのかも把握した上でスケジュールを管理することが大切です。

営業の業務効率化④:移動のコツ


営業にとって、無駄な移動時間を減らして業務効率を上げることも大きな課題の一つです。
アポイントを取得する際は、同じエリアのクライアントは同じ日程にまとめるなどの工夫をしましょう。
そのためには、アポイントを取る際、全て相手のスケジュールに合わせるのではなく、こちらから都合の良い日時を打診し、スケジュールを組んでいくようにします。

また、社内の会議や打ち合わせのために拠点間の移動が必要な場合は、テレビ会議や社内チャットなどのツールの導入を提案するのも一つの手です。複数の営業が会議のために使う往復の時間を営業活動に充当できれば、会社側でもテレビ会議を受け入れるメリットはあるでしょう。

営業の業務効率化⑤:営業支援ツールの導入


事務作業の効率化やタスク・スケジュール管理を実践することで、これまでの無駄な作業や時間が整理され、営業活動の効率化を図ることができます。
しかしながら、個人の努力でそれぞれの業務効率を高めるだけでなく、チームとして、社内として営業員全員の業務効率化を考える場合には、営業支援システムを導入するという選択肢もあります。

予算管理表や進捗管理表、顧客リストなど、一から表を作成する手間も省け、より使い勝手の良いデータを、チーム内や他部署まで共有して利用することができるようになります。
また営業にとって必須の地図アプリに、顧客情報をマッピングするサービスもあります。
出先でも担当者や連絡先などをすぐに確認することができ、効率の良い営業活動を展開することができる営業にとっては理想的なサービスです。

まとめ


ファイル名に日付を入れたり連番をふったり、TODOリストを作成したりするなど、簡単に取り組むことができ、業務効率を改善できる方法をご紹介しました。ショートカットキーを覚えるだけでも、パソコン作業にかかる時間を短縮することができます。
ルーティンとして疑問を持たずにこなしていた作業も、一度立ち止まって見直してみると、改善できることが出てくるかもしれません。

思い立ったが吉日。今回紹介した営業の業務を効率化する方法の中で、まだ実践してないものがあれば、今から始めてみてはいかがでしょうか。

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