【営業必須ツール!】Microsoft Officeの使い方 入門編

営業の仕事はお客様への提案だけではありません。見積もりや営業資料の作成など、最低限のパソコンスキルは必要です。一般的に会社内で使われることの多いofficeソフトには、営業にとって便利な機能も多く備わっています。
新入社員も多いこの時期、今回はMicrosoft Officeソフトの活用方法と、使い方の基本をご紹介します。

Office ソフトが営業職に必要な理由


どんな業種であっても、パソコンを利用していない会社は皆無と言っても大げさではありません。
多くの会社ではパソコンにMicrosoft Office を導入しており、提案書・報告書の作成やクライアント情報の管理、営業進捗の管理など様々なことに活用しています。
もちろん、営業においても例外ではありません。Microsoft Officeを上手に使うことができれば、業務効率も確実に向上し、営業成績アップに役立てることもできるでしょう。

営業必須ツール①:Word(ワード)


Microsoft Officeソフトで馴染みのある方が多いソフトは文章作成ソフト「Word(ワード)」ではないでしょうか。社内では業務報告書など、社外はクライアントへ資料を送付する際の挨拶状など、文章がメインとなる書類は、主にワードを用いて作成されています。ワードの使い方は、タイピングができればそれほど難しいことはありません。

ワードには、便利なテンプレートが用意されています。挨拶状や請求書、報告書などの、ビジネス用のテンプレートも豊富に準備されているので、詳しい知識がなくても安心です。
新規作成を選択すると、テンプレートの一覧が表示されます。白紙はもちろん、お礼状、チラシ、レポートなど目的に応じたテンプレートを選択し、必要な内容を入力するだけで体裁の整ったワード文書を作成することができます。
あらかじめフォームが決まっているテンプレートに入力することで、文書作成にかかる時間も短縮することができ、見栄えの良い文書を作ることができます。

営業必須ツール②:Exele(エクセル)


表計算ソフト「Exele(エクセル)」は、クライアントへ提出する請求書や、売上管理表など、数字に関わる資料の作成によく使われています。
営業にとってエクセルは、Microsoft Officeの中で最も重要なソフトの1つだと言えます。
エクセルで顧客データを管理することができれば、対象エリアのクライアントのみをピックアップしたり、上位取引先のみを抽出したりすることもできるのです。

また、売上データもエクセルで管理すれば、月ごとの集計や、目標達成率なども簡単にデータで示すことができ、自身の営業成績を把握しやすくなります。
例えば、売上などのデータを集計する際、タブのツールバーにある「Σオートサム」を選択すると、合計や平均など、簡単な計算をする関数を入力することができます。
「並べ替えとフィルター」では、クライアントを売上の大きい順や、少ない順などに並べ替えることができます。
まずは、顧客管理や営業管理の表を作成し、関数や並べ替えなどが使えるようになれば、エクセルの便利さを実感することができるでしょう。

営業必須ツール③:PowerPoint(パワーポイント)

ワードが文章作成、エクセルが表計算に対し、「PowerPoint(パワーポイント)」は商品やサービスの説明資料やプレゼンテーション用の資料を作成するのに適したソフトです。
重要な項目を簡潔に分かりやすく、図やグラフを用いながら、視覚に訴える資料を作ることができます。

会社の商品説明用パンフレットは、汎用的な内容になっていることがほとんどです。それに対してクライアントが抱える悩みや理想は、クライアントごとに異なります。
そこで、会社のパンフレットとは別に、そのクライアントが求める内容にピンポイントで訴求する資料があれば、導入後のイメージがより具体的となり、前向きに検討してもらうきっかけになるでしょう。

そんな時に、パワーポイントが役に立ちます。
パワーポイントは、一枚にたくさんの情報を詰め込みすぎず、要点を絞ることが大切です。
また、図や文字の配置は位置を揃え、すっきりと見やすいデザインにします。
そして、多くの色を使いすぎることなく、テーマカラーを絞ることで、見やすく、印象に残りやすいプレゼンテーション資料となります。

番外編:営業が活用すべき共有ツール


顧客管理データや売上管理データ、会議の議事録やスケジュール管理など、営業が個々人で所有するだけでなく、部署内や社内で共有することで、メリットが大きくなるソフトもあります。その中でも代表的な共有ツールをご紹介します。

GSuite

Googleが開発した、オンライン上で使うことの出来るGoogle版のOfficeです。Googleのアカウントを所有していれば無料で利用することができます。
このGSuiteの特徴は、ファイルがクラウド上に保存されるというところにあります。
つまり、インターネットにつながっている複数の人が同時にファイルにアクセスし、編集をすることが可能です。
また、iPadなどのApple端末からも利用することができるのも大きな利点です。

オフィスオンライン

オフィスオンラインは、マイクロソフトが提供しているサービスです。ワード、エクセル、パワーポイント、ワンノートなどを、パソコンにインストールせずにWEB上で利用できます。
ファイルはクラウド上に保存されるため、GSuite同様、複数の人が同時にファイルを編集することができます。
こちらも無料で利用ができるツールです。

まとめ


今や会社に欠かすことのできないMicrosoft Officeは、上手く使いこなせるようになれば、営業活動でも業務効率を向上させる大きな武器となります。
パソコンが苦手な方は、テンプレートを利用したり、簡単な関数を使った表を作成したりするなど、まずはソフトに慣れることから始めてはいかがでしょうか。

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